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Comment faire pour gérer vos frais pros ?

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Vous êtes une TPE, ou bien Freelance ou auto-entrepreneur ? Vous êtes une PME avec une vingtaine de commerciaux et autant de consultants ? Vous êtes un service de comptabilité dédié à plus d’une douzaine de filiales d’un groupe ? Dans tous ces cas, vous avez à traiter quotidiennement ou mensuellement des notes de frais professionnels.

 

Alors comment faire pour que la note de frais ne soit plus votre bête noire ? Marre des dizaines de factures et tickets de carte bleue à moitié effacés à trier et à vérifier scrupuleusement ?

 

Il existe aujourd’hui une solution complète et intégrée de gestion de note de frais. Elle permet de gérer l’ensemble de vos frais professionnels en quelques clics, et élimine les tracasseries de paperasse. C’est la solution intégrée d’Expensya : un outil de gestion de notes de frais dédié, pensé pour tous les contextes d’entreprise.

 

Les obligations

Pour éviter toute contestation ou redressement indigeste des URSSAF, il vous est nécessaire de noter (ou faire noter à vos équipes) les détails afférents aux justificatifs de frais.

La note de frais doit mentionner pour les frais de bouche :

  • Les date et lieu du restaurant
  • Le nom de l’entreprise cliente
  • Et jusqu’au nom de chaque invité si l’on veut être pointilleux (on se contentera généralement du nombre d’invités et d’un nom)

 

Le montant des frais doit rester raisonnable (un restaurant atypique certes, mais attention à la note salée !) et se limiter à cinq invitations par mois.

 

Pour l’hébergement, il doit être déjà justifié par une distance d’une heure et demie de transport a minima jusqu’au domicile de l’hébergé (le plus souvent un commercial en mission).

 

Concernant les frais kilométriques, ceux-ci peuvent se justifier par les tickets de péage prouvant les déplacements, eux-mêmes pouvant être inclus dans les frais, qui couvrent essence, entretien et dépréciation (amortissement) du véhicule, ainsi que l’assurance auto.

 

Les autres frais (acquisition de matériel de travail par exemple) peuvent se déduire également dans une limite raisonnable, au-delà de laquelle l’URSSAF refusera qu’ils soient exonérés de charges sociales et les réintégrera dans la rémunération salariale.

 

Une note de frais non justifiée valablement sera toujours considérée comme inexistante par un inspecteur URSSAF, et au-delà d’un certain montant ou d’un certain nombre, des pénalités pourront s’ajouter.

 

La solution intégrée de gestion

Accessible en application web ou mobile, une solution intégrée de gestion de notes de frais vous permettra d’entrer en temps réel les justificatifs, en les photographiant simplement. Le logiciel scanne les factures et remplit directement les champs concernés (date, montant, TVA). Les infos de chaque note de frais remontent jusqu’au manager et à la compta en temps réel. Plus besoin de s’enquiquiner à des vérifications redondantes ou risquer des erreurs de saisie.

 

Le logiciel permet outre la compilation des données la production de rapports et le suivi des données : telle équipe commerciale régionale dépense plus telle autre dépense moins. Oui, c’est normal, c’est structurel, c’est lié à l’étendue de la région, non, c’est inhabituel, c’est lié à un salon ou un événement exceptionnel, clôture d’un gros contrat.

 

Chaque note de frais peut ainsi facilement être analysée sans avoir à se faire de nœuds dans la tête. Vous gagnez un temps fou. Et le temps c’est… de la respiration et du stress en moins !

 

Les bénéfices

Les bénéfices d’une solution intégrée de gestion sont nombreux :

  • Gain de temps
  • Gain de productivité
  • Management facilité
  • Economies
  • Moindre risque URSSAF
  • Satisfaction des équipes

 

Vous savez ce qui vous reste à faire !

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