Les documents ayant un lien avec la comptabilité se doivent d’être protégés pendant un certain délai. Ceci est primordial étant donné leur valeur juridique importante. Ils doivent également être conservés sous la forme la plus fiable possible. Découvrez la durée et les modalités de conservation des documents comptables.
La durée de conservation des documents comptables
Pour ce qui est de la conservation des documents comptables , il importe de tenir compte des spécificités y relatives. La protection de tels fichiers est soumise à quelques règles. En effet, lorsqu’une structure reçoit ou émet de tels éléments, ils doivent être conservés pendant une durée minimale. Ceci permet à l’administration de contrôler les informations fournies par le passé.
Pour plus de précisions, le livre-journal, le grand livre et l’inventaire doivent être conservés pendant dix ans. Ceci doit se faire à partir destinée à la dernière opération réalisée. Pour ce qui est des comptes annuels, à savoir comptes de résultat, bilan et annexes ; ils doivent être conservés en version originale. Ceci doit être fait pendant une durée de dix années à partir de la date de clôture de l’exercice en cours.
Il est toutefois important de noter que la durée légale de conservation des documents comptables peut aller jusqu’à 30 ans. S’ils sont enregistrés sous forme informatique, ils doivent se faire conserver dans le même état durant les trois premières années. Allant dans le même sens, ils peuvent être placés sur n’importe quel support au choix du commerçant.
La conservation peut se faire sous forme de disquette ou de bande magnétique. Cette procédure doit être réalisée suivant les sept prochaines années.
Les modalités de conservation des fichiers
La protection des fichiers reste une nécessité pour la structure. Elle démontre de la véracité des déclarations à l’administration. Dans votre entreprise, vous avez le choix quant aux méthodes de conservation de vos documents comptables. Ils peuvent être sauvegardés en version physique ou numérique.
En effet, une sauvegarde sous format numérique est le plus souvent prisée. Elle a l’avantage d’éviter tout risque de perte. Elle garantit également la sécurité des fichiers à conserver. Allant dans la même lancée, il est possible d’opter pour des solutions de stockage en ligne. Ainsi, vous bénéficiez d’un accès rapide et immédiat à vos documents.
Vous devez aussi savoir qu’une conservation en version numérique doit respecter quelques conditions. Celles-ci doivent garantir leur intégrité. Ceci permet d’avoir la même fiabilité et valeur que le fichier original. Dans le cas où vous optez pour une sauvegarde en version physique, vos documents restent confrontés à des risques d’intempéries ou de vol. Ils peuvent aussi être détruits par du feu, ou simplement déchirés.
