Faut-il externaliser son service informatique ? Nous tentons de répondre à cette question dans cet article qui vous édifiera.

Définition

L’externalisation de son service informatique s’explique par un procédé par lequel une entreprise de prestation de service fournit à une autre entreprise qui gère habituellement son département informatique en interne d’extérioriser sa gérance. Dans plusieurs cas, la gestion du département informatique est complètement externalisée au point où la planification, l’analyse, l’installation, l’administration, l’entretien du réseau et des postes de travail sont tous gérés en externe. Plusieurs structures confient leurs services informatiques à l’infogérant à Grand Croix s’ils sont dans cette zone.

L’externalisation de son système informatique se présente quelquefois comme des inconvénients d’une solution de faiblesse mal appliquée. Mais, certaines entreprises le prennent comme une approche prometteuse. L’externalisation a permis à nombreuses entreprises de parfaire considérablement le rendement de leur système informatique. Mais, pour d’autres, c’étaient un chemin avec des échecs. Plusieurs causes peuvent expliquer ce résultat, mais nous devons vous mettre à l’évidence que les risques liés à l’externalisation sont multiples et on ne peut les dissocier. Il est aussi probable de faire générer des gains en interne sans les sous-traitants. Ceci résulte uniquement de mesures de réorganisation de l’entreprise.

Quelle démarche opter pour profiter des opportunités de sous-traitance ? 

Pour éviter tout risque infondé, il est préférable de ne pas confier l’ensemble de son système informatique à un sous-traitant. Il suffit au département informatique interne de s’appuyer sur une politique claire, et avoir le soutien de la direction générale pour réussir sa démarche d’externalisation. Dans ce cas, il peut obtenir des résultats équivalents et parfois mieux qu’à ceux des sous-traitants. Le choix de confier l’externalisation à un sous-traitant reste toujours pertinent pour certaines sous-parties du système informatique. Par conséquent, certaines applications banalisées peuvent être confiées sans danger à l’extérieur. Mettre en concurrence son département informatique interne avec des sous-traitants constitue un choc rentable. Pour profiter des opportunités de la sous-traitance, la meilleure solution c’est donc de conduire une évaluation systématique pour chaque sous-partie du système informatique.

Les clés d’une externalisation réussie

L’entreprise en elle-même est un parfait modèle d’organisation qui présente de nombreux avantages mais aussi certains risques éventuels. Il est possible de sécuriser le transfert des sous-parties de son activité à un sous-traitant. L’externalisation est l’une des méthodes évolutives qui a le plus affecté le fonctionnement des entreprises sur les récentes années. Au début, elle était établie à la seule fonction de production mais de nos jours elle touche l’ensemble des activités d’une entreprise à savoir le système logistique, l’informatique, les relations clients et entreprises, les ressources humaines, la comptabilité, le service commercial, etc. L’externalisation qui se présente sous la forme d’une simple prestation de services, porte de plus en plus sur les fonctions et visions générales de l’entreprise. De ce fait, les entreprises dont leur activité repose principalement sur les prestataires de service extérieurs peuvent désormais concrétiser leurs objectifs.

Les avantages majeurs de l’externalisation sont multiples même pour l’achat de  tout le matériel électronique. Nous distinguons :

• La diminution des dépenses.

• La modification de coûts fixes en coûts variables.

• La focalisation sur le département concerné.

• La possibilité de demander l’assistance des meilleurs spécialistes dans chaque domaine, etc.

L’externalisation permet aussi de se concentrer sur son métier principal et de se décharger des responsabilités liées à la gestion de l’informatique au quotidien à un prestataire de services. Vous devez vous mettre à l’esprit qu’il ne s’agit aucunement de s’entourer d’un prestataire qui intervient juste dans les situations de force majeure mais d’un partenaire dynamique qui sera apte à anticiper dans le domaine de la maintenance ou de la veille technologique par exemple. C’est l’assurance de rester compétitif sur le marché même quand les années passent.

Que votre méthode d’externalisation soit positive ou négative, les transformations induites ne sont pas inoffensives. Elles peuvent juste entraîner une véritable désorganisation de votre entreprise et aussi une démoralisation des employés. L’incident majeur pour votre entreprise sera par la suite de percevoir qu’elle a perdu la maîtrise d’une fonction essentielle et elle sera toujours obligée de recontacter les sous-traitants au point d’en être devenue dépendante de leurs performances défaillantes. Ces conseils que nous avons énumérés plus haut font le point sur les bonnes pratiques qui permettent d’éviter certaines mauvaises surprises :

• Une entreprise qui s’engage à externaliser son système informatique ne doit surestimer les avantages qu’elle attend en contrepartie. Elle doit avant toute décision, prendre le soin d’identifier les dépenses et les risques cachés.
• Elle doit être également consciente du caractère délicat de la phase de transition. Elle doit prendre soin de faire une préparation et un accompagnement suffisant.
• Elle doit aussi s’acquérir des compétences qui lui permettront de vérifier le travail de son entreprise sous-traitant ou dans un cas échéant, reprendre la main si nécessaire.

L’externalisation de tous les domaines s’avère possible. Il ne s’agit pas du département informatique uniquement. Mais l’entreprise doit procéder étape par étape si nécessaire pour ne pas perdre la main. Dans un premier temps, il est par exemple possible de commencer en s’appuyant sur un prestataire pour gérer son infrastructure, puis aller jusqu’à la gestion complète et ainsi transférer tous ces ressources informatiques d’interne vers l’externe. Cela permettra aux collaborateurs de l’entreprise de bien définir leurs objectifs et de se focaliser sur des activités à forte valeur ajoutée pour un meilleur rendement.

Une bonne externalisation respecte quand même quelques étapes clés. Il faut dans un premier temps, commencer par une phase préalable de demande de conseils et d’analyse générale des besoins de l’entreprise. Cette étape est très fondamentale parce qu’elle permet à l’entreprise de la sous-traitance de comprendre les prérogatives, les risques, et de trouver le meilleur moyen pour votre entreprise d’effectuer sa transition. Le suivi de projet a une conséquence très importante dans l’externalisation. Certains prestataires ignorent cet aspect, alors qu’il s’avère important d’expliquer à chaque personnel le changement qui va intervenir dans leur quotidien. Chaque entreprise doit prendre ces dispositions en ce qui concerne :

• Le choix de l’entreprise de la sous-traitance, en se documentant premièrement sur sa capacité de répondre à l’ensemble des problématiques techniques, ensuite sur son aptitude à mener à bien un accompagnement efficace surtout la fin du projet. Les références, la proximité et la réactivité du son sous-traitant, la confidentialité des données, le datacenter, les garanties en matière de certification et de l’expertise sont les différents critères nécessaires à prendre en compte.

Choisir son entreprise de sous-traitance selon ses aptitudes est généralement indispensable. Cela vous permettra de mieux expliquer les spécificités ou les priorités de votre entreprise. Certaines entreprises préfèrent combiner plusieurs types de prestations avec différents sous-traitants. Par exemple l’hébergement de certains services applicatifs de l’entreprise et la tenue en condition opérationnelle d’une succursale locale. Mais, il est indispensable que les prestataires aient dans cette possibilité une expérience d’intégrateur.